طريقة كتابة ايميل بالانجليزي (How to Write an Email in English) هو عنوان هذا المقال. إن كيفية كتابة رسالة إلكترونية من المواضيع الأهم في الوقت الراهن لأن الإيميل أصبح وسيلة التواصل الأكثر استخداماً عالمياً سواءً في مجال العمل أو الدراسة. ثمة خطوات متبعة في كتابة إيميل رسمي في اللغة الانجليزية، وتختلف صيغة كتابة بريد الكتروني بالانقلش من نموذج إلى آخر. والآن كيف اكتب رسالة ايميل بالانجليزي بشكل محترف؟ أنت سألت ونحن نجيب.
طريقة كتابة ايميل بالانجليزي
في هذا المقال سوف نقرأ طريقة كتابة ايميل بالانجليزي.
اقرأ معنا أيضا: الرسالة بالانجليزي
خطوات كتابة ايميل بالانجليزي
1- ابدأ بالتحية.
2- اشكر المستلم.
3- اذكر الغرض من الإيميل.
4- أضف ملاحظاتك الختامية.
5- ختام الإيميل.
أولاً: التحية Salutation
يجب أن نحدد طبيعة الايميل قبل البدء بكتابته، هل هو موجه إلى صديق أو فرد من العائلة؟ أو إلى شخص من العمل أو الجامعة؟
تعلم معنا المزيد: كتابة ايميل بالانجليزي لصديق
التحية الرسمية Formal Salutation
نبدأ الإيميل بالتحية الرسمية إذا كان إيميل عمل حيث نكتب Dear (عزيزي أو عزيزتي) ثم لقب الشخص (Title) مثل السيد .Mr، أو السيدة .Mrs، أو الآنسة .Ms، أو الدكتور .Dr، وهكذا، ويليه اسم الشخص. نستخدم اسم العائلة في الإيميل الرسمي وليس الاسم الأول.
مثل:
,Dear Mr. Jane
عزيزي السيد جين،
,Dear Mrs. James
عزيزتي السيدة جيمس.،
إذا كان الإيميل مرسل إلى جهة ما وليس إلى شخص، نكتب Dear ثم اسم الجهة، ولا داعي لذكر الاسم.
,Dear Human Resources Director
عزيزي مدير الموارد البشرية.،
أما إذا لم نكن نعرف من سيقرأ الإيميل، يمكننا أن نستخدم:
,To whom it may concern
لمن يهمه الأمر،
,Dear Sir/Madam
عزيزي السيد/السيدة،
إليك المزيد من النماذج: رسالة ايميل بالانجليزي الى صديق قصيرة
التحية غير الرسمية Informal Salutation
تستخدم التحية غير الرسمية مع الأصدقاء والأقارب.
!Hello
مرحباً!
,Hi Suzan
مرحباً يا سوزان،
ثانياً: اشكر المستلم Thank the Recipient
تعد إضافة الشكر في بداية الايميل تصرفاً لبقاً، خصوصاً إذا كنت ترد على استفسار عميل لشركتك، أو كنت تطلب شيئاً ما بواسطة الإيميل، مثل:
.Thank you for contacting our company
شكراً لكم لتواصلكم مع شركتنا.
.I hope this email finds you well
أتمنى أن تكون بخير حين تصلك رسالتي.
ثالثاً: اذكر الغرض من الإيميل State your Purpose
اجعل هدفك واضحاً في وقت مبكر من الايميل، ثم انتقل إلى النص الرئيسي لبريدك الإلكتروني. تذكر أن الناس يريدون قراءة رسائل البريد الإلكتروني بسرعة لذلك اجعل جملك قصيرة وواضحة.
مثل
.I am writing to inform you that your order is ready
أكتب لأخبرك أن طلبك أصبح جاهزاً.
.I want to enquire about your new product
أرغب في الاستفسار عن منتجكم الجديد.
رابعاً: أضف ملاحظاتك الختامية Add your Own Concluding Notes
قبل إنهاء رسالتك الإلكترونية من الأدب أن تشكر القارئ مرة أخرى، وأن تضيف بعض الملاحظات الختامية المهذبة. يمكنك كتابة عبارات مثل:
.Thank you for your patience and cooperation
شكراً لك على صبرك وتعاونك.
.If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know
إذا كانت لديك أي أسئلة أو مخاوف ، فلا تتردد في إخباري.
.I look forward to hearing from you
أتطلع إلى السماع منك.
خامساً: ختام الإيميل End with a Closing
الخطوة الأخيرة هي كتابة الخاتمة المناسبة للإيميل والتوقيع باسمك.
استخدم عبارات مثل:
,Best regards
مع أطيب التحيات،
,Sincerely
بكل إخلاص/ المخلص لك،
أما إذا كنت صديقاً جيداً للقارئ استخدم
,Best wishes
أفضل الأمنيات،
,Cheers
تحياتي،
نصائح مهمة عند كتابة إيميل Important Tips to Write an E-mail
لا تترك حقل الموضوع Subject فارغاً
موضوع رسالة البريد الإلكتروني هو ما سيراه المستلم – الشخص أو الأشخاص الذين تكتب إليهم – في بريده الوارد قبل فتح البريد الإلكتروني، وإذا تمت كتابته بشكل غير صحيح أو غير واضح فقد يدفع ذلك القارئ إلى حذفه دون فتحه. اقضِ ضعف الوقت في صياغة موضوع الإيميل بشكل صحيح لأنه ما سيدفع المستلم إلى فتح إيميلك.
استخدم اللغة المناسبة Use Proper Language
انتقِ مفرداتك بشكل يتناسب مع طبيعة الإيميل، ولا تنسَ وضع علامات الترقيم بشكل صحيح مثل الفاصلة (,) بعد اسم المرسل إليه.
اجعل إيميلك مريحاً للنظر Make it Easy on the Eye
إن النظرة الأولى على الإيميل مهمة جداً، اسأل نفسك أولاً هل ستقوم بقراءة إيميل موجه إليك إذا كان مؤلفاً من فقرة واحدة بالغة الطول؟ بالطبع لا.
قم بتقسيم الإيميل إلى عدة فقرات منفصلة لجعل القراءة أسهل، وتذكر أنه إيميل وليس رواية، ولا تكثر من التفاصيل.
كن لبقاً.
تجنب الأخطاء الشائعة Avoid Common Mistakes
لا تستخدم الاختصارات (Abbreviations أو Acronyms) في الإيميل فقد لا يعرف القارئ ماذا تقصد بها.
هل تستخدم اللغة الإنجليزية الأمريكية American أم البريطانية British؟
ثمة بعض الاختلافات بين الإنجليزية الأمريكية والبريطانية، إذ تحتوي بعض الكلمات في الإنجليزية البريطانية على حرف u بينما لا نراه في الكلمات الأمريكية.
مثل
.Color – Colour لون
تشير الأمريكية إلى مجموعة الأشخاص (مثل الفريق أو الشركة) على أنهم فرد (The team is)، بينما تشير البريطانية إليهم بصيغة الجمع (The team are).
لا ترسل بريداً إلكترونياً باللغة الإنجليزية دون إعادة قراءة ما كتبته Proof Reading
يعد التحقق مما كتبته، ثمة خطوة بسيطة يمكن اتخاذها، ولكنها تحميك من الظهور بمظهر غير احترافي أو مهمِل. راجع إيميلك ودققه إملائياً مرة أخرى للتأكد من أنه مثالي.
يمكنك الآن الضغط على زر الإرسال.
كانت هذه طريقة كتابة ايميل بالانجليزي. نرجو أن نكون قد قدمنا لكم الفائدة والمتعة.